A cél nem a digitális stratégia, hanem egy vállalható első lépés – így zajlott a JVSZ KKV Akadémia első workshopja

Képzeld el a következő jelenetet: egy teremben húsz-egynéhány cégvezető ül, papír és toll a kézben. Nem prezentációt néznek, nem jegyzetelnek egy előadó szavai nyomán. Ehelyett mindenki a saját cégéről ír, őszintén, kendőzetlenül. A facilitátor első kérdése így hangzik:

„Hol okoz problémát, hogy az információ nem a megfelelő időben vagy nem a megfelelő emberhez jut el?"

Csend. Aztán sercegni kezdenek a tollak. Mert erre a kérdésre minden cégvezetőnek van válasza, legfeljebb eddig még soha nem írta le.

Így indult a JVSZ KKV Akadémia első interaktív workshopja, amelynek középpontjában a belső működés rendbetétele és a digitalizáció megalapozása állt. Ebben a cikkben nemcsak azt mutatjuk meg, mi történt a teremben, hanem végig is vezetünk a workshop gondolatmenetén – úgy, hogy közben a saját cégedre is alkalmazhatod.

Miért nem szoftverválasztással kezdtünk? A legtöbb KKV-nál a digitalizáció úgy kezdődik, hogy valaki, legyen az egy ismerős, egy tanácsadó, vagy egy ügynökség, ajánl egy rendszert. CRM-et, ERP-t, vállalatirányítási csodafegyvert. Aztán fél év múlva kiderül: a drága szoftver csak digitalizálta a káoszt, ami korábban papíron és e-mailben létezett.

A workshop ezért szándékosan fordított sorrendben haladt. Először a **problémát **kerestük meg, nem a megoldást. A résztvevők négy diagnosztikai kérdés mentén tárták fel, hol akad el a cégük mindennapi működése:

1. Hol okoz gondot, hogy az információ nem időben vagy nem a megfelelő emberhez jut el?
2. Mely folyamatokban van a legtöbb manuális munka vagy párhuzamos adminisztráció?
3. Hol nehezíti a munkát, hogy az adatok nem megfelelő minőségben vagy nem időben állnak rendelkezésre?
4. Mely folyamatokban a legnehezebb követni egy ügy, ajánlat, rendelés vagy feladat aktuális állapotát?

Ha most megállsz egy pillanatra, és magadban végig gondolod ezt a négy kérdést a saját cégedre, valószínűleg máris megvan az a két-három pont, ahol a legtöbb energia elfolyik. A workshopon pontosan ez történt, csak nem magányosan, hanem közösen.

A meglepő felismerés: mindenki ugyanazzal küzd A műhelymunka egyik legerősebb pillanata a csoportos szintézis volt. Amikor az asztaltársaságok megosztották egymással a feltárt problémáikat, kirajzolódott egy mintázat: az iparágtól, mérettől és élethelyzettől függetlenül feltűnően hasonló gondokkal küzdenek a magyar KKV-k.

Az ajánlat elkészül, de senki nem tudja, ki követi nyomon. A rendelés állapotáról az ügyfél hamarabb érdeklődik, mint ahogy a cégen belül bárki tudná a választ. Ugyanazt az adatot háromszor rögzíti három ember három Excel-táblába. A vezető fejében van minden, ami addig működik, amíg a vezető bírja.

Ez a felismerés önmagában felszabadító. A résztvevők visszajelzései szerint sokat segített annak megélése, hogy nem egyedi hibáról, hanem tipikus növekedési tünetről van szó, amire léteznek bevált megoldási utak.

A gyökérok-keresés: mit látunk a felszínen, és mi van mögötte? A workshop következő szakaszában a résztvevők egy-egy kiválasztott problémát bontottak elemeire: melyik folyamatban jelenik meg, mi a látható tünete, kik az érintettek, milyen információ nem érkezik meg időben, és – ez a legfontosabb – mi az üzleti következménye, ha minden így marad.

Ez utóbbi kérdés kijózanítóan hat. Egy „kicsit kaotikus ajánlatkezelés" hirtelen elveszített megrendelésekké, egy „néha csúszó számlázás" likviditási feszültséggé fordítható le. Amikor egy működési bosszúságot forintosítunk, a „majd egyszer rendbe tesszük" kategóriából átkerül a „ezzel most kell foglalkozni" kategóriába.

A hatás–ráfordítás mátrix: hogyan válassz első lépést? Amikor a problémák és a lehetséges megoldások már az asztalon voltak – csoportonként 8-10 ötlet, szűrés nélkül –, jött a workshop talán leghasznosabb eszköze: a hatás–ráfordítás mátrix.

A logika egyszerű. Minden ötletet két kérdés mentén helyezünk el: mekkora üzleti javulást várunk tőle, és mennyi időt, pénzt, vezetői figyelmet igényel a megvalósítása? Így négy mező rajzolódik ki:

• Nagy hatás, alacsony ráfordítás → ez az elsőként indítható lépés
• Nagy hatás, magas ráfordítás → projektként előkészítendő
• Kisebb hatás, alacsony ráfordítás → gyors javítás, ha marad kapacitás
• Kisebb hatás, magas ráfordítás → most félretehető

A mátrix ereje abban rejlik, hogy megvéd a két leggyakoribb csapdától: a „mindent egyszerre" ambíciótól, ami rendre kifullad, és a „túl nagy falat" projektektől, amelyek elindulni sem tudnak.

A 30 napos akcióterv: ahol a workshop véget ér, ott kezdődik a munka A nap zárásaként minden résztvevő elkészítette a saját 30 napos akciótervét. Nem stratégiai dokumentumot, egyetlen, jól körülhatárolt első lépést, konkrét kérdések mentén: mi az első teendő, ki kell hozzá a cégből, mit kell előkészíteni az első 7 napban, mi lesz a siker jele, és mi lehet a legnagyobb akadály?

Ez a workshop és egyben az egész KKV Akadémia filozófiájának lényege: a fejlődés nem elhatározás kérdése, hanem elindulásé. Nem teljes digitális stratégiára van szükség ahhoz, hogy egy cég működése érezhetően javuljon – hanem egy vállalható, mérhető első lépésre, amit aztán követ a második.

Próbáld ki magadon – 10 perces gyakorlat Ha nem voltál ott a workshopon, a gondolatmenet lényegét most is kipróbálhatod. Válaszolj írásban erre a három kérdésre:

1. Melyik folyamatban a legnehezebb nálatok követni egy ügy aktuális állapotát?
2. Mi ennek az üzleti következménye, ha egy év múlva is így lesz?
3. Mi az a legkisebb lépés, amit 30 napon belül megtehetsz ellene?

Ha a harmadik kérdésre is van válaszod, máris előrébb jársz, mint a KKV-k többsége. Ha pedig szeretnéd ezt a munkát szakértői támogatással, hasonló kihívásokkal küzdő cégvezetők közösségében végig csinálni, gyere el a KKV Akadémia következő workshopjára.

Nézze meg a JVSZ Akadémiáról készült kis videót

- Code Intellignece Kft.