Cash flow-szemlélet – 3 eszköz a hatékonyabb kintlévőségkezeléshez és az ügyfélkockázat tartós csökkentéséhez

Cash flow-szemlélet – véget vetni az év végi likviditási nyomásnak

Az év végi likviditási feszültség sok vállalat számára világosan megmutatja, hogy a gondosan megtervezett stratégiák és bevezetett folyamatok ellenére a pénzforgalom gyakran nem éri el a várt szintet. Megrendelések aláírva, számlák kiállítva, árbevétel elszámolva… az üzleti év végén a csapatok mégis azt tapasztalják, hogy a jelentett teljesítmény nem alakult át ténylegesen rendelkezésre álló bevétellé. A megrendelés, a teljesítés, a számlázás és – mindenekelőtt – a tényleges pénzbeérkezés közötti időbeli eltolódás egyfajta „alagút-hatást” hoz létre, amely könnyen komoly likviditási feszültségekhez vezethet.

Ez a jelenség messze nem tekinthető marginálisnak. A Coface legfrissebb, a fizetési határidőkre és a fizetésképtelenségekre vonatkozó 2025-ös franciaországi felmérése szerint a vállalatok 86%-a találkozik késedelmes fizetésekkel. A fizetési fegyelem folyamatos, és egyre aggasztóbb romlása gyengíti a működőtőke helyzetet, és akár a vállalkozások pénzügyi stabilitását is veszélyeztetheti. A fizetésképtelenségi esetek 25%-a közvetlenül a lejárt számlákra vezethető vissza. Egy olyan gazdasági környezetben, ahol a fizetési határidők folyamatosan hosszabbodnak, miközben a vállalati fizetésképtelenségek száma emelkedik, a követelések proaktív, mindennapi kezelése kulcsfontosságúvá válik — a csupán „vészhelyzeti üzemmódra” épülő cash management már nem biztosít elegendő védelmet.

A likviditási kihívásokra reagálva a vállalatvezetők egyre inkább felismerik, hogy a behajtás optimalizálásának mindennapi gyakorlattá kell válnia, és nem maradhat kizárólag a pénzügyi osztály feladata. A megoldás egy olyan, az egész vállalatot átható követeléskezelés kialakítása, amely a kintlévőségek tudatos, napi szintű nyomon követésére és hatékony kezelésére épül.

"A követeléskezelést sokan még mindig tisztán pénzügyi kérdésként tekintik, miközben valójában jóval összetettebb folyamatról van szó. Ha analógiát keresünk, inkább csapatsportként érdemes rá gondolni, minden érintett területnek túl kell lépnie a saját hagyományos szerepkörén annak érdekében, hogy a bevétel a lehető leggyorsabban realizálódjon."

Rachid Aoulad Hadj – a Coface követeléskezelési értékesítési igazgatója Franciaországban, valamint Európa és Nyugat-Afrika régióban

Az elszámolt árbevételtől a realizált cash flow‑ig: amikor a kintlévőségek kezelése közös felelősséggé válik

Napjainkban a cash flow-szemlélet egyre inkább stratégiai válaszként jelenik meg a vállalatok likviditási kihívásaira, különösen a pénzbeszedés felgyorsítása terén. Ez a megközelítés a vállalat valamennyi munkatársát – az értékesítési csapattól a logisztikán át egészen az ügyfélszolgálatig – bevonja egy egyszerű, mégis alapvető elv mentén: egy értékesítés csak akkor tekinthető teljesítettnek, ha annak ellenértéke be is folyt. Ez az egységes szemlélet lehetővé teszi, hogy minden terület hozzájáruljon a cash flow javításához és az ügyfélkockázat mérsékléséhez. Mindenki a saját szerepkörén belül – ugyanakkor a teljes folyamatra rálátva – segítheti a gyorsabb pénzbeáramlást.

A folyamat már a potenciális ügyfelek megkeresésével elkezdődik. Az értékesítési csapatok kulcsfontosságú szerepet játszanak az egész order-‑to-‑cash ciklusban. Ha a pénzügyi csapatok hozzáférést kapnak a CRM ‑rendszerekhez, nemcsak a megkereséseket tudják hatékonyabban támogatni, hanem a teljes ügyfélkapcsolati kontextust is jobban megértik. Ennek köszönhetően elkerülhetők az olyan helyzetek, amikor egy értékesítő a pénzügyi osztály értesítése nélkül állapít meg fizetési feltételeket. A gördülékeny, kétirányú információáramlás csökkenti a fennakadásokat és jelentősen felgyorsítja a kereskedelmi viták rendezését is — ami közvetlenül hozzájárul a gyorsabb pénzbeáramláshoz és az ügyfélkapcsolatok stabilitásához.

A kulcs az érintett szereplők közös célok és mutatószámok mentén történő összehangolása, amely ösztönzi mindenki aktív részvételét és közös értelmezési keretet teremt a korosított vevőkövetelés‑állomány kezeléséhez. Számos vállalat gyakorlati megoldásként úgynevezett „likviditási munkacsoportokat” hoz létre, ahol a vállalat kulcsterületeinek képviselői közösen elemzik a kockázatos ügyfélszámlákat, gyors döntéseket hoznak a vitás ügyekben, összehangolják a behajtási lépéseket, és együtt hagynak jóvá kivételeket (pl. fizetési határidők, jóváírások, blokkolások). Amikor ezek a folyamatok rendszeressé válnak, a döntéshozatal jelentősen felgyorsul, a problémák pedig már megjelenésük pillanatában kezelhetővé válnak.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy ez az összehangolt működés tartósan javuló teljesítményt eredményez:

• az értékesítési csapatok tudatosabban érzékelik döntéseik hatását – legyen szó határidőkről, ügyfélígéretekről vagy rendelések jóváhagyásáról –, és ennek megfelelően alakítják gyakorlataikat,

• a pénzügyi csapatok átláthatóbb képet kapnak a helyzetről, így gyorsabban és pontosabban tudnak reagálni,

• a vitás ügyeket korábban kezelik, ami automatikusan csökkenti a késedelmes fizetések arányát.

"A cash flow-szemlélet számomra egy eredményorientált gondolkodásmódot jelent. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden csapatnak következetesen be kell tartania a kialakított folyamatokat, a pontos adatbevitelt az ügyfélszámlákon, a reklamációk megfelelő ütemezését, a behajtási lépések összehangolt kezelését… Ezek a bevált módszerek hozzák a jó eredményeket – hiszen a behajtás valójában mindenki feladata."

Farah Anezot, Credit Manager, JJA Group

A cash flow digitalizálása, a kintlévőségek nyomon követésének automatizálása

A stabil cash flow-szemlélet alapja a megbízható, egységesen elérhető és minden érintett számára hozzáférhető információ. Ebben a környezetben a digitális megoldások kulcsszerepet töltenek be, az automatizáció és a pénzáramlás digitalizálásának korszakában az ügyfélszámlák kezelése alapjaiban alakul át.

Az elektronikus számlázási platformok folyamatosan terjednek, hiszen jelentősen felgyorsítják a dokumentumok továbbítását és csökkentik a fizetési határidőket — különösen akkor, ha beépített online fizetési lehetőségeket is kínálnak.

A modern cash management rendszerek átfogóbb és pontosabb képet adnak a rendelkezésre álló pénzeszközökről és a várható finanszírozási igényekről, így támogatják a gyors és megalapozott döntéshozatalt. A jól beállított ERP rendszerek emellett növelik a számlázás pontosságát, kiküszöbölik az olyan hibákat, mint az eltérő árak, mennyiségek vagy feltételek, amelyek vitás helyzeteket okozhatnak. Továbbá centralizálják az adatáramlást, és automatikusan szegmentálják a követeléseket azok korossága alapján, így időben aktiválhatók az automatizált emlékeztetők.

Egy egységes CRM rendszer hozzáférést biztosít az értékesítési előzményekhez – legyen szó folyamatban lévő tárgyalásokról, szállítási problémákról vagy a kapcsolattartó személy változásáról. Ez lehetővé teszi a pénzügyi csapat számára, hogy megalapozottabb döntéseket hozzon, elkerülje a következetlen felszólításokat, és – ami különösen fontos – megóvja az ügyfélkapcsolatot az esetleges feszültségektől.

A digitalizáció emellett lehetőséget ad arra, hogy a behajtási folyamatokat hatékonyabban lehessen finomhangolni különféle scoring-eszközök segítségével. Ezek képesek felmérni az ügyfelek hitelképességét, nyomon követni a fizetési magatartás változásait, valamint időben jelezni a felmerülő kockázatok korai jeleit.

A megfelelően beállított, automatizált felszólítási folyamatokkal kombinálva ezek a digitális megoldások jelentős erőforrást szabadítanak fel a nagyobb hozzáadott értékű feladatok számára. Így a szakemberek a kényesebb, több figyelmet igénylő ügyekre koncentrálhatnak, miközben a rendszer megbízhatóan kezeli a standard emlékeztetőket. Ez nemcsak a hatékonyságot és a következetességet növeli, hanem fontos szerepet játszik a követeléskezeléssel érintett ügyfélkapcsolatok minőségének javításában is.

Kiszervezés – a behajtás felgyorsítása és az üzleti kapcsolat megőrzése

Még a korszerű eszközökkel és jól kialakított folyamatokkal dolgozó vállalatok is gyorsan elérhetik kapacitásuk határait. A növekvő ügymennyiség, a bonyolultabb esetek, a nemzetközi ügyfélkör vagy a speciális szakértelmet igénylő vitás helyzetek könnyen túlterhelhetik a belső csapatokat. Ilyen körülmények között a követeléskezelés kiszervezése stratégiai jelentőségű lépés lehet. Segítségével gyorsan növelhető a behajtási kapacitás, professzionálisabbá válik az ügyek eszkalálása, és a belső erőforrások felszabadulnak a valóban kritikus feladatok számára.

A Coface ebben kiemelkedő előnyt biztosít. Helyi szakértői 24 órán belül felveszik a kapcsolatot az adóssal, annak saját nyelvén, figyelembe véve az adott ország üzleti szokásait és jogi sajátosságait. A vállalat 190 országra kiterjedő jelenléte egyedülálló hálózatot jelent, amelyre támaszkodva a megfelelő barátságos vagy jogi lépések gyorsan és hatékonyan megtehetők. A sikerdíj alapú megközelítés pedig további biztonságot nyújt, a megbízó csak a ténylegesen behajtott összegek után fizet jutalékot, így a költségek átláthatók és kockázatmentesek maradnak.

Forrás: coface.hu